Créer un modèle de facture : comment faire ?

La facture d'artisan est un document obligatoire, à remettre à tous vos clients. Tout comme pour le devis, la rédaction d'une facture d'artisan doit contenir certaines informations obligatoires. Cette page vous explique avec précision comment établir une facture d'artisan, et en quoi consiste ce document administratif.

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Pourquoi établir une facture d’artisan ?

La facture est une preuve matérielle des services fournis par l’artisan, en contrepartie d’une somme d’argent. La production d'une facture est obligatoire pour tout artisan du bâtiment lorsque le coût des travaux est supérieur à 25 €.

Avant de préciser comment rédiger une facture dans le BTP, il est important de connaître l’utilité d’un tel document comptable :

La facture d'artisan : une pièce comptable et fiscale

La facture d’artisan est avant tout un élément essentiel dans la gestion de toute entreprise du bâtiment :

  • La facture sert de pièces justificatives lors de l’enregistrement des mouvements de caisse. Tout comme l’établissement d’un devis, l’exemple de facture doit être exempté d’erreurs.
  • Elle permet de calculer les taxes. Sur ce point, il est primordial de faire attention au taux de TVA appliqué. Vous devez savoir qu’un taux réduit de 5,5 % est applicable pour les travaux de rénovation énergétique, et qu'un taux réduit de 10 % est applicable pour les travaux de rénovation (le taux de base, dans le neuf, est de 20 %).

En cas de contrôle fiscal d'une entreprise de bâtiment, les factures seront des documents essentiels pour prouver et suivre les entrées d'argent.

Facture du BTP : un document juridique

Généralement, un modèle de facture doit présenter la nature des travaux, ainsi que leur coût. Ces éléments peuvent servir de preuve en cas de litige avec le client.

Lorsqu’une facture est produite en bonne et due forme, elle ne peut pas faire l’objet d’une contestation. De même qu’un devis, ce document met en avant l’engagement de l’artisan et de son client.

À savoir : la facture est aussi protectrice pour le client que pour l'artisan. Si un client vous demande réparation pour des travaux non compris dans le devis ou la facture, ce document peut vous permettre de prouver sur quoi portaient réellement les travaux.

Les types d’exemples de facture dans le bâtiment

Dans le bâtiment, l’établissement des factures est spécifique. Il faut en effet savoir qu'une entreprise du bâtiment peut être amenée à rédiger différentes factures pour un seul et même chantier.

En effet, vous devez être en mesure de produire trois principales catégories de documents :

  • La facture d’acompte est délivrée lors de la perception du premier versement. D’après la loi, ce document doit être constitué d’une seule ligne (par exemple : acompte sur devis n°…).
  • La facture intermédiaire, quant à elle, permet aux clients de payer en plusieurs tranches le coût de leurs travaux. Son montant dépend entièrement de la convention entre les parties concernées.
  • La facture finale, de son côté est établie à l’achèvement des travaux. Elle met en évidence le montant de l’acompte ainsi que les restes à payer. Sachez que la production de ce document est obligatoire.

Depuis 2014, les artisans qui réalisent des travaux de sous-traitance doivent également établir des factures d’autoliquidation de TVA.

Créer un exemple de facture : nos conseils

De plus en plus d’artisans ont recours à un logiciel de facturation pour alléger leurs tâches administratives. Sachez que la prise en main de ces outils de travail nécessite un certain savoir-faire. Néanmoins, tout artisan sérieux doit investir dans un logiciel de facturation, qui permet de simplifier l'édition de facture et d'éviter les erreurs comptables.

Voici les éléments à prendre en compte pour soigner la création d'une facture d'artisan :

Que doit contenir une facture dans le BTP ?

Tout comme le devis signé, le contenu d’une facture est réglementé. D’après les articles L 441-3, R123-237, et 238, voici la liste des mentions obligatoires que l’on doit retrouver dans un exemple de facture d’artisan :

  • La date de facturation,
  • Le numéro de la facture,
  • Le nom et la raison sociale de l’artisan,
  • L’identité et l’adresse du client,
  • La description de la prestation de service (la nature des travaux, les matériaux utilisés, la main-d’œuvre…),
  • La réduction de prix,
  • Le montant total des travaux exprimé en hors taxe, puis en TTC si l’artisan est assujetti à la TVA.

En plus de ces éléments, une facture d’artisan doit préciser le délai de paiement. Ce détail vous permettra d’entamer les procédures judiciaires en cas de défaillance du client.

Pour rassurer son client, l’artisan peut aussi indiquer dans sa facture l’application d’un taux de pénalité en cas de report de la date de réception de travaux.

La conception d’une facture d’artisan

Pour créer un modèle de facture, il est indispensable d’utiliser un logiciel qui satisfait vos attentes. Pour s’adapter à votre domaine d’activité, il est impératif que le logiciel vous permette de :

  • Concevoir les différents types de factures nécessaires dans le secteur du bâtiment,
  • Modifier le contenu des factures,
  • Tenir compte des informations dans le devis pour établir une facture,
  • Réaliser des calculs estimatifs,
  • Créer des factures selon le taux de TVA appliqué,
  • Faire un suivi de l’état de paiement des clients,
  • Relancer les factures impayées…

En créant une facture sur Excel, vous bénéficierez des fonctionnalités énumérées ci-dessous. Grâce à l’application en ligne, vous aurez la possibilité d’accéder à vos fichiers à tout moment. Cette option est avantageuse pour les artisans qui travaillent sur le terrain.

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Faire une facture non conforme : quels risques ?

La création d’un exemple de facture est une tâche délicate. En effet, l’artisan risque des sanctions en cas d’établissement de factures non conformes :

  • Les amendes pénales peuvent aller jusqu’à 75 000 € au cas où l’artisan ne respecterait pas ses obligations. Sachez que toute information erronée peut être considérée comme une forme de tentative de fraude fiscale.
  • Les amendes fiscales, quant à elles, s’appliquent en cas d’omission d’une des mentions obligatoires d’une facture. Leur coût est de 15 €.

Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels du bâtiment sont tenus d’utiliser un logiciel certifié pour l’élaboration d’un devis et d’une facture. Le manquement à cette obligation est passible d’amendes de 7500 €.

L’utilisation d’un logiciel permet de créer un modèle de facture conforme aux réglementations. En revanche, l’artisan doit s’informer sur les démarches à respecter pour concevoir un document en bonne et due forme.

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