Déménager une entreprise : tout ce qu'il faut faire et savoir

Le déménagement d’une entreprise est toujours délicat pour un chef d’entreprise. Il faut non seulement prévoir le déplacement des bureaux, mais aussi l’aménagement des nouveaux locaux. Le déménagement de bureaux d’entreprise doit se préparer des mois à l’avance, et être parfaitement anticipé. Par ailleurs, il ne faut pas oublier les formalités du déménagement d’entreprise, et tout faire en sorte pour que le déplacement se passe dans les meilleures conditions. Voici les conseils de Travaux Avenue en la matière.

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Pourquoi déménager son entreprise ?

De nombreux facteurs peuvent pousser un chef d’entreprise à déplacer les bureaux de sa société :

  • Agrandissement de l’entreprise,
  • Fusion entre deux sociétés,
  • Loyers trop élevés,
  • Locaux peu adaptés,
  • Opportunité immobilière,
  • Etc.

Le déménagement d’une société est souvent un changement positif pour son activité. C’est signe qu’elle se développe, augmente en notoriété ou encore essaie de changer son image de marque.(Demandez gratuitement des devis de professionnels de votre région pour le déménagement de votre entreprise)

Mais il est important de prévoir ce déménagement à l’avance, pour éviter qu’il n’ait des répercussions sur les activités de la société et sur le bien-être des salariés.

Quand faut-il préparer le déplacement de son entreprise ?

Vous envisagez de changer de locaux pour votre activité ? Dans ce cas, gardez en tête que ce changement ne peut pas se faire du jour au lendemain.

Le temps de préparation du déménagement d’une société dépend avant tout du nombre de salariés de la compagnie :

  • Pour moins de 10 personnes : un mois peut suffire.
  • Pour moins de 100 personnes : comptez au minimum 3 mois.
  • Entre 100 et 500 personnes : comptez 6 mois environ.
  • Pour plus de 500 personnes : comptez 1 an ou plus.

Il est évident qu’une société d’une dizaine de personnes peut déménager nettement plus rapidement qu’une société plus vaste.

L’essentiel est de vous accorder suffisamment de temps pour :

  • Préparer sereinement le déplacement,
  • Prévenir et préparer les salariés,
  • Vérifier à ce que le déménagement n’impacte pas trop l’activité de l’entreprise,
  • Choisir les prestataires et méthodes de déménagement optimales.

Important : outre le délai nécessaire à la préparation, n'oubliez pas le délai de préavis de vos locaux actuels !

Faut-il passer par une société de déménagement d’entreprise ?

Il existe des déménageurs d’entreprise certifiés. Ces sociétés peuvent prendre en charge toutes les étapes nécessaires au déplacement des bureaux d’une entreprise :

  • Prise en charge des formalités,
  • Organisation et préparation du déménagement,
  • Préparation et empaquetage des biens à déménager,
  • Emménagement dans les nouveaux bureaux.

Il est évident que le recours à un spécialiste du transfert d’entreprise aura un impact sur le coût du déménagement.

Cependant, il s’agit d’une solution dont on peut difficilement se passer lorsqu’on est patron d’une grande entreprise. Plus le déménagement est conséquent, et plus le recours à un déménageur d’entreprise est recommandé.(Demandez gratuitement des devis de professionnels de votre région pour le déménagement de votre entreprise)

À savoir : les PME, start-up ou sociétés familiales auront intérêt à mobiliser leur salarié pour la préparation du déménagement. C’est une bonne manière de limiter le budget nécessaire. Il est quoi qu'il en soit indispensable d'avoir une équipe en interne pour préparer le transfert de l'entreprise.

Déménagement d’entreprise : formalités

Que vous passiez par un spécialiste ou non pour transférer votre entreprise, il est important de connaître les formalités de déménagement.

De nombreux éléments doivent être pris en compte bien avant le jour J :

La préparation du budget

Il serait fou de penser pouvoir déménager une entreprise sans un budget conséquent. La préparation du budget de déménagement doit donc être réalisée en premier lieu.

Différents éléments peuvent composer le prix total du déménagement de la société :

  • Les frais relatifs au déménageur,
  • Le prix d’aménagement des nouveaux locaux,
  • Le coût du personnel que vous allez allouer au déménagement,
  • L’achat de mobilier ou d’équipements (ordinateurs, bureaux, etc.),
  • Etc.

Prévoyez également les frais futurs de vos nouveaux locaux : charges, frais d’entretien et de nettoyage, etc.

À savoir : il est conseillé de comparer plusieurs devis de déménageurs d’entreprises et de bien comparer les services et prestations qu’ils proposent.(Demandez gratuitement des devis de professionnels de votre région pour le déménagement de votre entreprise)

La pose de préavis

Impossible de prendre de nouveaux locaux sans quitter les anciens ! Avant de déménagement, lisez bien votre contrat de bail.

Partir sans respecter le délai de préavis peut vous exposer à des frais importants. En moyenne, le délai de préavis se situe entre 3 et 6 mois. Il est important de respecter ce délai pour éviter tout frais supplémentaire.

L’audit des nouveaux locaux

Ne prenez pas le risque de signer un bail sans mener préalablement un audit des locaux qui vous intéressent.

Vous devez notamment être capable de déterminer :

  • La capacité des locaux,
  • L’état des bâtis et des installations,
  • Les frais d’aménagement à prévoir (pose de cloisons, isolation, installation électrique, etc.),
  • La norme des différentes installations,

Avant même de visiter des locaux, prenez le temps de préparer un cahier des charges qui décrit précisément vos besoins. À chaque visite, vérifiez si les locaux visités répondent à vos besoins ou non.

Si votre société est en plein essor, mieux vaut opter pour des bureaux de grande capacité, en prévoyant votre croissance future. Il serait dommage d’avoir à déménager à nouveau d’ici quelques années...

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La planification du déménagement d’entreprise

La meilleure manière de préparer le transfert est de créer un calendrier des tâches pour votre déménagement.

Planifiez chaque étape du déménagement, en mettant en valeur les personnes impliquées (direction, chefs de service, salariés, déménageurs professionnels, etc.).

L'idéal est de créer une équipe dédiée au déménagement. Elle peut être composée de salariés ou de chefs de service, dont la prise en charge du déménagement devient un projet à part.

L’aménagement des nouveaux locaux

Pour des raisons évidentes, il est indispensable d’aménager les nouveaux locaux avant le jour du déménagement.

L’audit va vous permettre de déterminer les éventuels travaux nécessaires avant le jour du déménagement :

  • Changement des revêtements,
  • Mise en place de cloisons,
  • Pose de faux plafonds,
  • Mise aux normes électriques,

Il est essentiel de préparer les travaux bien en amont, car vous dépendez de la disponibilité des artisans. Avant de choisir une entreprise de rénovation, ayez le réflexe de comparer plusieurs devis d’aménagement de bureaux.

À savoir : profitez-en pour préparer les éventuels travaux à mener sur les locaux que vous quittez. Il est possible que vous deviez rénover vos anciens locaux pour éviter d’avoir à payer des frais. Le nettoyage des anciens et des nouveaux locaux sera quoi qu'il en soit indispensable.

La préparation des salariés

Naturellement, il est impossible de déménager sans prévenir les salariés !

Une campagne de communication interne doit être menée pour avertir les salariés et les rassurer. Il est important de leur expliquer la raison du déménagement, et d’être capable de répondre à leurs questions s’ils en ont. Prévoyez un dossier énumérant les qualités des nouveaux locaux (commerces à proximité, accessibilité, services, etc.) et anticipez leurs doutes et objections.

Les représentants du personnel doivent obligatoirement être informés du déménagement (c’est une obligation légale), et ce plusieurs mois avant la date du déménagement.

À savoir : difficile d’envisager un déménagement de société sans impliquer l’équipe. Dans chaque service, au moins une personne doit être désignée pour faciliter le déplacement. Une équipe spéciale peut être dédiée au déménagement. Naturellement, il faut prévoir que le personnel dédié à cette tâche aura moins de temps pour s'occuper de l'activité habituelle de l'entreprise.

Les formalités administratives

Un peu avant de changer les locaux, il est important d’officialiser ce changement de bureaux :

  • Pensez à ouvrir les lignes téléphoniques et internet dans les nouveaux bureaux,
  • Effectuez le changement d’adresse auprès de tous les organismes dont vous dépendez (Ursaff, sécurité sociale, préfecture, fournisseurs, assureurs, etc.).
  • Pensez à préparer une campagne de communication pour prévenir vos clients et partenaires (si nécessaire).

Quel jour le déménagement d’une entreprise a-t-il lieu ?

Il est important de changer de locaux à une période où cela impacte le moins votre activité. En règle générale, les entreprises décident de changer de locaux :

  • En fin d’année fiscale,
  • Durant les périodes creuses ou les vacances scolaires

Le transfert de locaux a généralement lieu le week-end, pour ne pas impacter l’activité de l’entreprise. Il peut se dérouler sur deux week-ends si vous déplacez différents immeubles.

Si votre société est de taille modeste et que vous souhaitez impliquer vos salariés (et qu’ils sont d’accord), procédez au déménagement sur leur temps de travail.

Quel est le prix de déménagement d’une entreprise ?

Pour conclure, n’oubliez pas que la maîtrise du budget est essentielle quand on cherche à transférer son entreprise dans de nouveaux locaux.

Il faut compter au minimum entre 100 et 200 € par tête, sans compter les frais de rénovation des anciens ou nouveaux locaux, ni l’achat de matériel supplémentaire.

Bien en amont du déménagement, pensez à demander des devis d’entreprises de déménagement, mais aussi des devis à tous les spécialistes dont vous pourrez avoir besoin :

Ce n’est qu’en prévoyant parfaitement votre budget que vous pourrez vous assurer du parfait déroulement des travaux.