Ce qu'il y a à savoir sur le déménagement d'entreprise

Le déménagement d’une société ne s’improvise pas ! Il faut en effet impliquer vos collaborateurs, vous assurer que tout est en ordre et tout mettre en œuvre pour que le déménagement impact le moins possible votre activité professionnelle. Besoin de conseils pour déménager une entreprise ? Voilà qui tombe bien : nos experts vous livrent tous leurs secrets pour le déménagement de bureaux.

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Les spécificités à connaître pour déménager une entreprise

Il est bon de ne jamais confondre un déménagement de logement et un déménagement de société, tant il s’agit d’évènements radicalement différents !

Il faut comprendre que le déménagement de bureaux nécessite de prendre en compte certaines spécificités à connaître absolument :

  • Il faut en premier lieu être certain de la nécessité de déménagement des bureaux, mais aussi vous assurer de la pertinence de vos futurs locaux d’entreprise, pour ne pas avoir à déménager à nouveau d’ici quelques années.
  • Il est impératif d’impliquer et d’informer vos salariés plusieurs mois avant le déménagement, pour limiter le stress et l’impact du déménagement d’entreprise sur la société.
  • Il faut tout mettre en place pour que le déménagement impacte le moins possible vos clients et votre activité d’entreprise.

Déménager des bureaux va offrir une nouvelle vie à votre entreprise, et permettre un projet d’agrandissement, ou offrir un meilleur cadre de travail à vos collaborateurs.

En contrepartie, vous devez veiller à ce que cet évènement se déroule dans les meilleures conditions possibles pour la société, pour ses salariés et pour ses clients.

10 conseils pour réussir le déménagement de bureaux

Si vous cherchez à optimiser le déménagement de votre société, et à assurer qu’il se déroule rapidement et dans les meilleures conditions, il est impératif de bien planifier cet évènement.

Besoin d’astuces pour être certain de ne rien oublier ? Notre top 10 des conseils de déménagement d’entreprise est là pour vous guider !

1) Soyez certain de l’intérêt du déménagement de société !

En premier lieu, et avant toute réflexion de déménagement d’une entreprise, il est impératif de veiller à ce que le déménagement de vos bureaux soit indispensable.

Différentes raisons peuvent vous pousser à déménager votre entreprise :

  • Accueillir de nouveaux salariés,
  • Avoir besoin de plus d’espace pour de nouvelles machines,
  • Réduire les coûts du loyer,
  • Se rapprocher de vos partenaires ou de vos clients, etc.

Avant de passer le pas, il est impératif de vérifier que le déménagement est incontournable, et qu’il n’existe aucun moyen moins coûteux et chronophage de vous en passer (par exemple le réaménagement de vos bureaux actuels).

Notre avis : en plus de vérifier que votre déménagement est indispensable, cette réflexion préalable vous permet également de bien déterminer vos besoins concernant vos nouveaux locaux professionnels.

2) Planifiez le déménagement d’entreprise bien à l’avance

Si vous avez déjà lu notre guide du déménagement, vous savez que déménager nécessite une implication sur la durée.

Un déménagement de société doit s’organiser au moins 6 mois à l’avance. Cette planification va bien entendu dépendre de la taille de votre société :

  • Si vous avez une équipe de moins de 5 personnes, vous pouvez préparer ce déménagement quelques mois, voire semaines, à l’avance.
  • Pour une société de plus de 100 personnes, mieux vaut prévoir au moins 4 à 6 mois.
  • Pour une société de plus de 400 personnes, mieux vaut prévoir 6 mois à un an.

Cette planification est utile pour différents points : rassurer et accompagner les employés, vous assurer de la pertinence de vos nouveaux bureaux, anticiper le coût de déménagement de l’entreprise, choisir la meilleure date pour limiter les conséquences négatives, etc.

3) Vérifiez les formalités à accomplir

Avant même de penser à quitter vos bureaux, il est impératif de vous informer sur les formalités nécessaires dans le cadre du déménagement :

  • Déposer le bail de vos anciens locaux (il faut parfois 6 mois entre le dépôt de préavis et le départ des bureaux)
  • Changer les lignes et abonnements téléphoniques, internet, etc.
  • Réaliser l’audit des nouveaux locaux.
  • Anticiper les conséquences du déménagement sur l’activité, etc.

Si toutes ces tâches ne doivent pas forcément être réalisées des mois à l’avance, il est important de les connaître pour mieux planifier votre départ et l’aménagement des bureaux à votre nouvelle adresse.

N’hésitez pas à consulter cette liste pour un point encore plus complet sur les démarches indispensables pour déménager des bureaux.

4) Impliquez vos salariés dans le déménagement

Déménager son entreprise peut avoir un impact sur ses salariés, ce qu’il ne faut jamais négliger.

Il est impératif de bien informer vos salariés et votre équipe sur le déménagement des bureaux, voire de les impliquer personnellement.

Créer une équipe en interne pour la gestion du déménagement est indispensable. Cela peut également vous permettre d’avoir les retours et suggestions de votre équipe sur ce déménagement, et les rassurer.

À savoir : le comité d’entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSC) doivent obligatoirement être informés du déménagement des bureaux.

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5) Trouvez les meilleurs bureaux

Le coût d’un déménagement d’entreprise est élevé. En conséquence, vous avez tout intérêt à limiter au maximum la nécessite d’un déménagement futur.

Dès lors, veillez à ce que vos nouveaux locaux d’entreprise soient parfaitement adaptés à vos besoins présents et futurs :

  • Assurez-vous que le prix des locaux ne représentera pas un frein pour votre entreprise.
  • Veillez à ce que les locaux aient toutes les qualités qui manquaient à vos anciens bureaux.
  • Assurez-vous que vos nouveaux locaux pourront s’adapter à vos prévisions à moyen ou long terme concernant le développement du personnel.

Impliquer vos salariés peut être une belle manière de ne rien oublier au moment de choisir vos futurs locaux, et d’être certain de faire le bon choix.

6) Comparez les devis de déménagement d’entreprise

Pour parler à nouveau du budget, mieux vaut bien maîtriser le prix de déménagement d’une société.

Il serait dommage que le changement de bureaux représente un gouffre financier qui pourrait impacter votre activité !

Comparer plusieurs devis de déménagement d’entreprise reste le meilleur moyen :

  • D’estimer votre budget de déménagement de bureaux.
  • De comparer les tarifs des déménageurs d’entreprise.
  • De faire jouer la concurrence locale.

Si vous avez une TPE, voire une PME, l’option de prendre en charge seul le déménagement peut subsister pour diminuer les coûts… mais attention à ne pas négliger la difficulté d’une telle tâche !

7) Choisissez la date optimale

Il est important de ne pas négliger la date de votre déménagement.

Différents critères sont alors à prendre en compte :

  • Vous devez absolument respecter le délai de préavis de vos anciens locaux.
  • Vous devez vous laisser le temps de bien préparer le déménagement des bureaux.
  • Vous devez éviter de déménager à une période clef de votre activité, où le déplacement pourrait avoir un impact sur vos clients.

De manière générale, la plupart des entreprises attendent la fin de l’année fiscale pour déménager.

Les périodes des grandes vacances scolaires, notamment août, sont également privilégiées, car ce sont souvent des périodes calmes.

8) Préparez au mieux l’aménagement des nouveaux bureaux

Au moment d’empaqueter vos affaires, l’idéal est de réfléchir d’entrée de jeu aux dispositions de vos nouveaux bureaux :

  • Marquez clairement chaque carton, pour déterminer où les poser dans les nouveaux bureaux.
  • Positionnez et déballez les affaires de manière à faciliter l’emménagement des bureaux.
  • Profitez de l’occasion pour vous assurer que le nouvel emménagement est optimal.

Naturellement, faire appel à une entreprise de déménagement reste le moyen le plus simple d’optimiser le déménagement et l’emménagement... mais cela représente un coût.

9) Nettoyez et rénovez vos anciens bureaux

Lors du déménagement d’une société, on a souvent tendance à oublier les anciens locaux. Et pourtant, il est de votre devoir de rendre les locaux comme vous les avez trouvés.

Mieux vaut anticiper les travaux de nettoyage, voire de rénovation, nécessaires sur vos anciens locaux.

Si le nettoyage doit être réalisé le jour suivant le déménagement, mieux vaut anticiper les éventuels travaux de rénovation, si cela est possible.

10) Informez vos clients

En dernier lieu, n’oubliez jamais de prévenir votre client du déménagement, et de les informer à propos de votre nouvelle adresse.

Il peut également être nécessaire de prévoir un répondeur ou des e-mails types pour informer les clients de votre indisponibilité le jour du déménagement.

Vous pouvez profiter de l’occasion pour communiquer auprès de votre clientèle, par exemple en organisant une journée porte ouverte dans vos nouveaux locaux, un mois après l’emménagement.

Important : le changement d’adresse devra également être notifié à vos partenaires, mais aussi à la poste est à tous les abonnements/souscriptions réalisés par votre entreprise.

Quel est le prix d’un déménageur d’entreprise ?

Pour conclure sur ce point, il peut être intéressant de vous informer sur le coût d’un déménagement d’entreprise.

De manière générale, on peut considérer que le prix d’un déménagement de société se situe entre 250 et 350 euros par poste de travail.

Par exemple, pour une société de 20 salariés, le budget total du déménagement de bureaux peut donc coûter entre 5000 et 7000 euros.

S’il est possible de vous occuper seul du déménagement pour faire des économies, c’est une solution impensable pour une entreprise de taille conséquente.

Si vous souhaitez des conseils pour le choix d’un devis de déménageur d’entreprise, n’hésitez pas à cliquer ici. Comme toujours, Travaux Avenue reste VOTRE référence pour les déménagements !

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